COMPONENTES DE MICROSOFT OFFICE 2007.

Uno de los nuevos elementos que aparece en la versión Microsoft Office 2007 es el botón Office, que se encuentra en la esquina superior izquierda de todas las aplicaciones. Haciendo clic sobre este botón se accede a los comandos básicos de antiguo menú Archivo como Abrir, Guardar, e Imprimir, y a otros nuevos como Finalizar o Publicar. 

El botón de Office incluye los siguientes comandos:

• Nuevo. Crea un archivo nuevo. 
• Abrir. Se abre en el Explorador la carpeta Mis documentos, donde podremos seleccionar el archivo con el que deseamos trabajar. Es imposible seleccionar otras carpetas o decidir la vista con la que queremos ver el contenido de la carpeta que estamos explorando. 
• Guardar. Cuando guardamos un archivo por primera vez, aparece la misma ventana que con el comando Guardar como. Cuando el archivo ha sido guardado previamente, lo que hace es volver a almacenar el archivo con el mismo nombre, con lo que la versión anterior queda eliminada.
• Guardar como. Este comando se utiliza si queremos guardar el archivo en una ubicación diferente de la original o en un formato diferente al de Office 2007, es posible que necesitemos en un momento dado guardar un documento con el formato de alguna versión anterior de Office. Después de seleccionar Guardar como, se abre una ventana. En la parte inferior izquierda de esta ventana se encuentra el botón Herramientas. 

El cuadro de diálogo de Guardar como es común en Word, Excel y PowerPoint. En Access solamente aparece a disposición del usuario el tipo de base de datos a guardar y otras posibilidades. 

• Imprimir: mediante el cuadro de diálogo que aparece, se puede seleccionar impresora, además de acceder a otras opciones de impresión como número de copias, páginas a imprimir, etc. 
• Preparar. Preparar el documento para su distribución. Es similar en Word, Excel y PowerPoint. 
• Enviar: Envía una copia del documento a otras personas. Es común para Word, Excel y PowerPoint. 
• Publicar. Preparar el documento para su distribución. 
• Cerrar. Cierra el archivo y la ventana de este.
• Salir. Se sale de la aplicación preguntándonos si queremos guardar los archivos que se van a cerrar. 

Vamos a ver las opciones de botón Office. Estas cambian según la aplicación con la que trabajamos. 

Así, a través de este menú es posible: 

- Habilitar vistas previas. 

- Cambiar el color de la aplicación.

- Configurar el idioma. Con esta interesante opción, puede seleccionarse el idioma, lo cual determinará cuál será el corrector a aplicar en el texto además de otras características.

Entre las opciones del menú Mostrar, destaca la posibilidad de mostrar ciertas marcas de formato de las páginas y distintas opciones de impresión.

Finalmente, a través del menú Personalizar se determina qué elementos aparecen en la barra de herramientas de acceso rápido.

Técnicas de asistencia al usuario.

Una vez que el proyecto de programación, instalación y puesta en marcha de la aplicación está realizado, se deben impartir cursos a los futuros usuarios de la aplicación para que estos se adapten a ella. Los cursos a los usuarios suelen ser impartidos por las mismas personas que han desarrollado la aplicación instalada. 

En el caso de estar trabajando con una aplicación realizada a medida para una empresa, también será necesario elaborar un manual de uso de la misma para el usuario, que deberá incluir información respecto a su utilización diaria. 

Un buen curso para usuarios de la aplicación debe cumplir estos requisitos: 

• Identificar los tipos de usuarios que van a utilizar la aplicación.
• Detectar las necesidades de formación de los usuarios y segmentarlos en grupos según su perfil. 
• Establecer los contenidos de formación de los niveles del curso.
• Organizar y evaluar el curso. 

 

Procedimientos de instalación y configuración.

 La instalación de una aplicación supone un procedimiento sencillo, que suele ir guiado mediante asistentes. 

Para instalar una aplicación, comprobamos que nuestro ordenador cumple los requisitos de los recursos. Haciendo clic en el botón derecho en el icono Mi PC del escritorio y luego en Propiedades. Aparecen las características técnicas de nuestro ordenador.

El proceso de instalación de una aplicación nos basaremos en la instalación de Office 2007, siguiendo los siguientes pasos: 

1. Desinstalar versiones previas de Office.
2. Insertar el DVD de instalación de Office 2007.
3. Seguir los pasos guiados de instalación, que serán los siguientes: 

- Insertar la clave del producto.

- Establecer la ubicación en nuestro equipo de los archivos del programa.

- Elegir las aplicaciones y componentes de Office 2007 que se requieren instalar: Word, Excel, Access, PowerPoint y Outlook. 

4. Reiniciar el ordenador cuando termine la instalación. 

Requisitos mínimos del sistema.

 Antes de instalar una aplicación, hay que comprobar que este cumple con los requisitos tanto de software como de hardware para que se pueda llevar a cabo.

De este modo, evitaremos innecesarios que desembocarían en una instalación errónea o incompleta o incluso en la imposibilidad de instalación, si al instalarse, una aplicación no encuentra en el equipo lo que necesita, no finaliza esta. 

Las características al instalar una aplicación:

• Requerimiento de memoria RAM, procesador y espacio en disco duro.
• Necesidades de recursos gráficos, tarjeta de vídeo, etc. 
• Sistemas operativos con los que trabajan las aplicaciones. 
• Determinar si la aplicación trabajará con múltiples usuarios o no. 

Los requerimientos de las aplicaciones varían según el tipo de aplicación.

Los requerimientos de Office 2007. La instalación de Microsoft Office 2007 es sencilla y permite seleccionar qué aplicaciones del paquete se van a instalar. Los requisitos mínimos son: 

• Equipo y procesador de 500 MHz o superior.
• Memoria 256 MB de RAM como mínimo.
• Disco duro 1,5 GB. Una parte de este espacio se librará después de la instalación si se elimina del disco duro el paquete de descarga original.
• Unidad de CD-ROM o DVD.
• Monitor con una resolución de 1024x768 o superior. 
• Sistema operativo Microsoft Windows XP con Service Pack (SP) 2, Windows Server 2003 con SP1 o superior. 

Instalación y puesta en marcha de aplicaciones informáticas.

 Para realizar una buena gestión y efectividad del trabajo, surgen en las empresas ciertas necesidades que deben ser cubiertas por aplicaciones informáticas.  A su vez, tienes otras necesidades para poder rendir adecuadamente. 

Necesidades de los entornos de explotación. 

Para saber cómo se debe comportar la aplicación es necesario analizar la información acerca de la empresa. Es importante conocer estos datos: 

• Los departamentos en los que está dividida la empresa. 
• Las funciones que lleva a cabo cada departamento. 
• Las políticas de seguridad que se llevarán a cabo en cuanto a protección física del hardware, copias de seguridad, etc, como, la seguridad de contraseña, usuarios, protección contra accesos no autorizados, etc. Es lo que se denomina seguridad lógica.
• Las necesidades de formación de los usuarios, que se tratarán más adelante. 

Las necesidades físicas de los entornos de explotación han cambiado notablemente en los últimos años. Antiguamente los grandes ordenadores podían llegar a ocupar habitaciones enteras. La estancia en la que estaban, debía cumplir una serie de normas respecto a ventilación de la habitación:

• Aislamiento de interferencias magnéticas.
• Accesibilidad del material informático.

en la actualidad estas condiciones han cambiado debido a la miniaturización de los componentes físicos de cualquier ordenador.

CONCEPTO DE APLICACIONES OFIMÁTICAS.

 La palabra ofimática se refería a aplicaciones que resolvían problemas más o menos cotidianos dentro de una oficina o empresa, siendo las aplicaciones más comunes los procesadores de texto, las hojas de cálculo, los gestores de bases de datos, los gestores de presentaciones y, los de correo electrónico. 

La solución ofimática más extendida es Microsoft Office, que a lo largo del tiempo y de sus diferentes versiones se ha ido convirtiendo en un conjunto de aplicaciones que prácticamente pertenecen ya a la cultura popular y cuyo manejo hoy en día es imprescindible.

Existen otra serie de aplicaciones más especializadas, como, los ERP y los CRM. Hay una gran variedad de estas aplicaciones en el mercado y sus costes son elevados, pero también es imprescindible hoy en día. 

La ventaja de estas aplicaciones, es su versatilidad. Son fácilmente parametrizables y adaptables a las necesidades concretas de cada cliente.