Uno de los nuevos elementos que aparece en la versión Microsoft Office 2007 es el botón Office, que se encuentra en la esquina superior izquierda de todas las aplicaciones. Haciendo clic sobre este botón se accede a los comandos básicos de antiguo menú Archivo como Abrir, Guardar, e Imprimir, y a otros nuevos como Finalizar o Publicar.
El botón de Office incluye los siguientes comandos:
- Nuevo. Crea un archivo nuevo.
- Abrir. Se abre en el Explorador la carpeta Mis documentos, donde podremos seleccionar el archivo con el que deseamos trabajar. Es imposible seleccionar otras carpetas o decidir la vista con la que queremos ver el contenido de la carpeta que estamos explorando.
- Guardar. Cuando guardamos un archivo por primera vez, aparece la misma ventana que con el comando Guardar como. Cuando el archivo ha sido guardado previamente, lo que hace es volver a almacenar el archivo con el mismo nombre, con lo que la versión anterior queda eliminada.
- Guardar como. Este comando se utiliza si queremos guardar el archivo en una ubicación diferente de la original o en un formato diferente al de Office 2007, es posible que necesitemos en un momento dado guardar un documento con el formato de alguna versión anterior de Office. Después de seleccionar Guardar como, se abre una ventana. En la parte inferior izquierda de esta ventana se encuentra el botón Herramientas.
El cuadro de diálogo de Guardar como es común en Word, Excel y PowerPoint. En Access solamente aparece a disposición del usuario el tipo de base de datos a guardar y otras posibilidades.
- Imprimir: mediante el cuadro de diálogo que aparece, se puede seleccionar impresora, además de acceder a otras opciones de impresión como número de copias, páginas a imprimir, etc.
- Preparar. Preparar el documento para su distribución. Es similar en Word, Excel y PowerPoint.
- Enviar: Envía una copia del documento a otras personas. Es común para Word, Excel y PowerPoint.
- Publicar. Preparar el documento para su distribución.
- Cerrar. Cierra el archivo y la ventana de este.
- Salir. Se sale de la aplicación preguntándonos si queremos guardar los archivos que se van a cerrar.
Vamos a ver las opciones de botón Office. Estas cambian según la aplicación con la que trabajamos.
Así, a través de este menú es posible:
- Habilitar vistas previas.
- Cambiar el color de la aplicación.
- Configurar el idioma. Con esta interesante opción, puede seleccionarse el idioma, lo cual determinará cuál será el corrector a aplicar en el texto además de otras características.
Entre las opciones del menú Mostrar, destaca la posibilidad de mostrar ciertas marcas de formato de las páginas y distintas opciones de impresión.
Finalmente, a través del menú Personalizar se determina qué elementos aparecen en la barra de herramientas de acceso rápido.
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